As vantagens da Nota Fiscal eletrônica para empresário e consumidor

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é a versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal. Ela registra a transação comercial e envia em tempo real todas as informações à Secretaria de Fazenda.

Além de documentar fiscalmente as operações de venda, a NFe também é responsável por reunir todas as demais operações, dentre elas a entrada de mercadorias, operações interestaduais, operações de devolução ou transferência de mercadorias, bem como para comprovar operações de simples remessa.

Para os varejistas, é importante saber quando se deve emitir a NFe ou a NFCe, já que ambas documentam as operações de venda de um produto.

Em linhas gerais, a NFCe é utilizada para venda ao consumidor final e a NFe para todas as demais operações.

Como funciona a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe)

Para a emissão de uma NFe necessariamente a empresa terá que usar o Certificado Digital e um software emissor.

O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, mecanismo responsável por garantir a segurança dos dados transmitidos à SEFAZ durante a emissão de uma nota fiscal eletrônica. Além disso, esse certificado proporciona a validade jurídica para o documento, garantindo a origem dos dados.

SAIBA MAIS SOBRE CERTIFICADO DIGITAL 

O software responsável pela emissão da NFe realiza a transmissão das informações da nota fiscal para a SEFAZ, utilizando o certificado digital, e recebe a resposta com uma chave de autorização, para então gerar a Nota Fiscal eletrônica.

Após a autorização pela SEFAZ, e consequente emissão da nota, tanto o receptor da nota quanto a empresa emissora podem consultar a NFe pela internet.

O único documento impresso gerado é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que serve como um extrato, contendo o resumo das informações presentes na nota e a chave que dará o acesso pela internet.

Sobre o armazenamento da NFe

Se no passado as notas fiscais em papel tinham que ser arquivadas, com a NFe é a mesma coisa. Entretanto, em vez de guardar papel, deve ser guardado o arquivo eletrônico correspondente à NFe gerada.

As notas fiscais servem como comprovantes das transações comerciais, bem como prova de cumprimento da legislação fiscal.

A regulamentação vigente atribui ao gestor do varejo a responsabilidade de manter os documentos eletrônicos. Esse arquivo eletrônico possui o formato XML e deve ser armazenado por um período de 5 anos.

Contar com um software (link) que emita a NFe e faça o armazenamento dos arquivos XML é fundamental, principalmente se esse armazenamento for feito de forma automática e na “nuvem”, concomitantemente às operações do dia a dia da empresa.

A obrigatoriedade de emitir NFe

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é obrigatória para empresas enquadradas no Simples Nacional ou no Lucro Presumido — como fábricas, indústrias, empresas que passam por processo de transformação de produtos, empresas que vendem para o consumidor final ou para outras pessoas jurídicas (PJ).

As microempresas reguladas pelo MEI não têm obrigatoriedade de emitir NFe quando fazem negócios com Pessoa Física, mas precisam emiti-las quando trabalham junto a Pessoas Jurídicas.

Se você não tem certeza se a sua empresa é obrigada a emitir a NFe, o mais recomendado é conversar com o seu contador.

Quais as vantagens da Nota Fiscal eletrônica 

Para o empresário 

Quem emite a NFe tem muitas vantagens em comparação com o método antigo. Veja!

  • Redução dos custos relacionados à emissão da nota, como papel timbrado ou impressora fiscal;

  • Redução dos custos com o armazenamento das notas, já que todas ficam armazenadas digitalmente e você não precisará de um espaço físico na sua empresa para isso;

  • Facilidade de acesso a notas já emitidas, pois os arquivos em XML ficam armazenados digitalmente e é muito mais simples recuperar uma informação quando for necessário;

  • Simplificação na transmissão de dados e informações, uma vez que tudo é feito automaticamente, reduzindo as chances de erros e possíveis multas;

  • Facilidade na integração com outros sistemas disponíveis na sua empresa, melhorando o controle de todos os dados importantes do seu negócio;

  • Maior transparência das suas atividades para os seus consumidores, melhorando a confiança na sua marca.

Para o consumidor e a sociedade 

Não é apenas quem emite a Nota Fiscal Eletrônica que nota vantagens com esse método, os consumidores e a sociedade em geral também. Veja alguns benefícios importantes:

  • Mais facilidade no planejamento de recepção de mercadorias, pois o consumidor recebe antecipadamente os dados da Nota Fiscal diretamente no seu e-mail;

  • Eliminação da necessidade de digitar as informações das notas fiscais na hora de recebimento das mercadorias;

  • Padronização do envio de informações fiscais pelas empresas, reduzindo drasticamente as chances de sonegação de impostos;

  • Redução do consumo de papel;

  • Surgimento de oportunidade de novos empregos e negócios com a prestação de serviços relacionados à tecnologia.

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