Gestão do tempo: 4 ferramentas para organizar sua rotina de trabalho.

Quando se fala em gestão do tempo, muitas pessoas gostariam que o dia tivesse mais que 24 horas para poder dar conta de todos os seus afazeres.

Mas será que se o dia tivesse 30 ou mais horas, elas conseguiriam dar conta de tudo que têm para fazer?

A solução para esse problema pode ser mais simples do que parece!

E se ao invés de desejar que o dia tivesse mais horas, você organizasse melhor suas atribuições e definisse uma ordem de prioridade para a execução delas?

É sobre isso que vamos falar no artigo de hoje.

Se você está à procura de organizar suas tarefas e ter uma rotina de trabalho mais produtiva, esse conteúdo vai te ajudar bastante.

O que é a gestão do tempo?

A gestão do tempo ou gerenciamento do tempo nada mais é do que o processo de planejar e executar tarefas específicas, tendo controle do tempo gasto em cada uma delas.

Ao definir suas prioridades, você consegue identificar quais tarefas realmente precisam ser feitas naquele momento e quais podem ser reagendadas ou delegadas para outras pessoas executá-las.

É normal que na correria do dia a dia a gente tente dar contar de tudo. Mas o resultado disso, muitas vezes, é sobrecarga e trabalhos mal-executados.

Com isso, faz-se necessário buscar meios que viabilizem a conclusão das atividades dentro dos prazos estipulados, sem gerar estresse e acúmulo de tarefas.

E, deste modo, ao invés de correr contra o tempo para entregar as atividades, você terá uma rotina mais ajustável e flexível para cumprir as tarefas com eficácia.

Para isso, separamos 4 ferramentas que vão te ajudar a ter uma rotina mais produtiva.

1 – Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower nada mais é do que uma forma de categorizar suas atividades com base em dois critérios: urgência e importância.

Utilizando esses critérios, você consegue definir suas prioridades, melhora sua produtividade e otimiza o bem mais precioso que temos: o tempo.

Veja a seguir o modelo da matriz:

2 – Kanban

A Metodologia Kanban foi desenvolvida pela Toyota na década de 1960 para administrar seu processo de produção, mas pode ser facilmente adaptada para a gestão do tempo.

O principal objetivo do Kanban é ter uma visão holística e deixar à vista todas as tarefas.

Dessa forma, você pode organizar suas atividades de acordo com o que precisa ser feito, o que já está sendo feito e o que já foi concluído.

Veja no gráfico a seguir:

Dica: Muitas pessoas adotam os post-its quando utilizam o Kanban. Atente-se para usar cores diferentes em cada etapa da atividade para facilitar o entendimento.

3 – Método GTD

O Método GTD (Getting Things Done) foi desenvolvido por David Allen em seu livro A arte de fazer acontecer.

Mais do que organizar as tarefas, o método busca eliminar a sensação de que tudo está fora do controle e melhorar sua confiança e foco na resolução dos problemas.

No geral, a metodologia GTD consiste em 5 passos:

– Coletar tudo o que precisa ser feito.

– Processar as informações para realizar uma triagem.

– Organizar as tarefas de acordo com suas prioridades.

– Revisar tudo o que foi planejado para ser executado.

– Executar as tarefas programadas.

4 – Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é um método de gestão do tempo desenvolvido pelo italiano Francisco Cirillo, em 1988, que pode ser aplicado em diversas atividades.

A técnica consiste que você foque em uma atividade, sem fazer interrupções, por 25 minutos e faça uma pausa de 5 minutos.

A cada 4 ciclos de 25 minutos, é indicada uma pausa mais longa de até 30 minutos. Veja como funciona no esquema abaixo:

Os benefícios da gestão do tempo

Quando você organiza e mantém o controle das suas atividades diárias, é notório o aumento da produtividade e a diminuição do estresse.

Você vai perceber também que está gastando tempo com o que realmente importa e deixando de lado os problemas que te impedem de ser produtivo.

Desta forma, fica evidente que gestão do tempo não significa encontrar tempo para trabalhar mais, e sim fazer o uso correto das horas que você tem disponível.

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