Quem nunca entrou em uma semana com promessas de aumentar a produtividade e conseguir realizar todas as tarefas sem problemas?
Deixar para depois atividades que precisam ser feitas é uma realidade de milhares brasileiros e afeta diretamente os resultados de uma empresa, causando atrasos e até perda de dinheiro.
Mas esse cenário é uma realidade não só dos colaboradores de uma empresa, como de muitos gestores e até de donos de empresas.
Muitos empresários procrastinam decisões importantes, oportunidades de negócio ou até em resolver problemas dentro da empresa muitas vezes com consequências graves.
Porém, ser mais produtivo não é um bicho de 7 cabeças ou história pra dormir. Existem técnicas que ajudam pessoas de diferentes idades, ocupações e pensamentos a render mais e atingir todos os os objetivos.
Por que procrastinamos?
Antes de escolher uma técnica que melhor se encaixa para você ou sua equipe, é preciso entender os motivos de procrastinar.
É muito fácil encontrar alguém procrastinando alguma coisa, seja algo mais sério ou apenas uma tarefa simples. Cair no ciclo da procrastinação é tentador e confortável, mas que prejudica carreiras, objetivos de vida e até relacionamentos.
O coautor do livro Mind Gym: Achieve More by Thinking Differently (Academia para a Mente: Consiga mais ao Pensar Diferente) listou os 5 motivos principais das pessoas procrastinarem.
- Complacência: Pessoas confiantes demais, tendem a subestimar tarefas simples em que elas não enxergam valor. Um exemplo é fazer um check-up da saúde. Enquanto não estiverem doentes, não sentem que há necessidade de fazer uma prevenção;
- Fuga do desconforto: Pessoas que têm medo de sair da zona de conforto, do inesperado e do novo tendem a continuar em situações infelizes e demoram a tomar decisões importantes;
- Medo de falhar: Quem nunca deixou de tentar algo por pensar que vai dar errado? Segundo o autor, “o medo da derrota leva as pessoas a situações catastróficas”. Por isso, muitas pessoas deixam de seguir os sonhos com medo de que eles deem errado.
- Barreiras emocionais: Sentir estresse, excitação ou estar cansado levam à procrastinação. Pela rotina exigente, muitas pessoas esquecem de descansar e até adiam esse momento, tornando o caminho da procrastinação mais tentador;
- Ilusão de ação: Sabe quando se tem a ilusão de estar sendo produtivo? É comum checar a caixa de entrada de e-mails de 5 em 5 minutos e parecer que realmente está progredindo. Mas, ao fazer isso, gasta-se o tempo que poderia estar sendo aplicado a outras tarefas mais produtivas.
Mas, ainda a principal razão pela qual as pessoas procrastinam é o prazer imediato. É mais prazeroso realizar tarefas que trazem uma imediata sensação de prazer do que passar pelo processo de efetivamente fazer as tarefas e adiar o prazer de dever cumprido.
5 técnicas para render mais
1- Pomodoro
Essa técnica é bastante conhecida e amiga de quem precisa produzir bastante, tem pouco foco e dispersa com facilidade. Ela também é melhor aplicada a pessoas que têm trabalhos que envolvem leitura e escrita.
A técnica consiste em dividir o tempo em blocos. São 25 minutos de bloco pomodoro em que você se compromete a realizar apenas uma única tarefa sem pausa e sem nenhuma intervenção.
Quando esse tempo acabar, fazer uma pausa de 5 minutos. Esse tempo serve para dar aquela espiadinha no celular, beber água, dar uma andada, ir ao banheiro…
A cada 4 pomodoros, o tempo de descanso é de 30 minutos.
2 -Método do Autofoco
Um dos grandes problemas de quem precisa se organizar para realizar tarefas ao longo do dia e ser mais produtivo, é justamente colocar no papel todas as coisas.
A situação ainda é pior para quem não tem esse costume e termina sem saber como fazer, se apegando a detalhes e querendo deixar as anotações bonitas.
O método do autofoco ajuda nesse sentido, pois ele se propõe a ser de fácil organização para que não seja perdido tempo nesse processo e passe logo para ação.
O método é dividido em 3 partes, criando 3 listas diferentes: Tarefas Novas, Recorrentes e Não finalizadas.
Comece preenchendo a lista de tarefas novas com as atividades que precisa completar. Ao terminar de escrever todas, risque uma linha abaixo da última tarefa. Todas as tarefas acima dessa linha são consideradas “Antigas”. Toda tarefa a mais deve ser adicionada abaixo da linha e ser considerada “tarefa nova”.
Feito isso, comece a realizar as tarefas uma a uma da lista de tarefas antigas. Quando terminar a primeira, passe para a segunda.
Caso uma tarefa seja recorrente, escreva na lista de recorrente e caso não termine, escreva na lista de não finalizadas.
3 – Método MoSCoW
Esse método foi desenvolvido por Jay Shirley, que criou um app de produtividade chamado e The Dailt Practice. É um método bastante simples que e divide as tarefas das mais urgentes até as tarefas que não precisam de tanta atenção na hora.
Ele se divide em:
- Must (Preciso): São tarefas urgentes que precisam ser feitas imediatamente e não podem ser adiadas;
- Should (Devo): Tarefas importantes que precisam ser feitas, mas não imediatamente;
- Want (Quero): Tarefas que você gostaria de fazer, mas não são obrigatórias, urgentes e podem ser adiadas, como hobbies, por exemplo.
O importante nesse método é definir o nível de importância de cada tarefa e assim saber melhor dividi-las. Tarefas “Must”são as importantes, ou seja, aquelas que exigem pedem prazos mais curtos ou que, se não forem executadas, trará consequências mais graves.
Já as demais tarefas podem ser menos importantes ou com prazos mais maleáveis ou até que não resulte problemas.
4 – Método Kanban
Esse método não é estranho para quem trabalha em equipe. Muitas empresas já o utilizam para ter maior controle sobre o que está sendo feito, principalmente, quando o trabalho em equipe é bastante sensível.
É muito simples aplicar o Kanban. Basta dividir 3 colunas com: A fazer, Fazendo, Feito.
A partir dessa divisão, basta elencar as tarefas na coluna “A fazer” e, conforme for realizando, muda a tarefa para a coluna “Fazendo” e consequentemente, quando terminar, mova para a coluna “Feito”.
Esse método pode ser aplicado livremente em qualquer lugar. Pode ser feito em um quadro, numa planilha, caderno, agenda ou pode usar apps como o Trello, que faz essa divisão de forma bem visual.
Para quem precisa gerenciar um time maior e com muitas demandas, colocar as colunas em um quadro e as tarefas escritas em post its, ajuda a ter uma noção do quadro geral e assim a equipe fica bastante sintonizada.
Ser mais produtivo é encontrar o que funciona para você
Pessoas produtivas não são todas iguais e utilizam de diferentes métodos para render em seus trabalhos, nas finanças e na vida pessoal.
Por isso, escolha o método que mais funciona para você, teste, veja o que é mais eficaz e se algo não funcionar, adapte-se ao seu jeito.
Tirar as ideias do papel é mais difícil do que parece, mas a CDL de Fortaleza criou um kit de planejamento que deixa tudo mais simples para você. Basta clicar no banner abaixo e fazer o download do material de graça.
