O eSocial e seus impactos para as micro e pequenas empresas
De que forma as micro e pequenas empresas devem se programar para aderir ao eSocial? Quais as informações necessárias e quais são os prazos? Leia este artigo e tire essas e outras dúvidas.
Com a implantação do eSocial, uma espécie de raio-x dos trabalhadores, as micro e pequenas empresas precisarão entregar muitas informações dentro dos prazos exigidos.
A atenção ao cumprimento desses prazos deve ser redobrada, pois agora a fiscalização também será on-line.
Os estabelecimentos que não cumprirem os prazos terão que pagar multas que variam entre R$ 100 e R$ 1,500 (ou até 0.2% do faturamento do mês anterior!).
Além disso, existe uma ordem específica para esse envio de informação. Veja!
• Eventos trabalhistas;
• Folha de pagamento;
• Outras informações tributárias.
Todas essas informações partem do princípio de que a identificação do trabalhador foi feita. Então será preciso cadastrar cada trabalhador (com ou sem vínculo empregatício) com CPF e/ou NIS.
Leia também: eSocial – entenda o que é e para que serve
Sobre o envio de informação
Todo envio de informação será feito de forma eletrônica com uma assinatura digital. A informação é armazenada dentro do ambiente nacional do eSocial, e após verificada, gera um protocolo de recebimento.
Ordem do envio de arquivos
1. Carga inicial
O primeiro passo é colocar toda a informação dos trabalhadores da sua empresa no sistema. Se esses registros não estiverem carregados corretamente, o envio de outras informações podem gerar problemas. Essa carga precisa conter:
• Informações do empregador;
• Arquivos de tabelas com cargos, funções e horários;
• Cadastro de vínculos empregatícios.
2. Eventos trabalhistas
Após a carga inicial completa, você está apto para entrar os eventos do dia a dia. Os eventos trabalhistas obrigatórios são:
• Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;
• Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);
• Alterações cadastrais ou contratuais;
• Acidentes de trabalho;
• Atestados de Saúde;
• Aviso de férias;
• Afastamento temporário (saída e retorno);
• Condição diferenciada de trabalho;
• Estabilidade (CIPA, gestantes, etc);
• Aviso prévio (e cancelamento);
• Troca de atividade desempenhada;
• Desligamento;
• Reintegração.
3. Folha de pagamento
As empresas devem enviar informações sobre tudo que foi pago aos trabalhadores ou prestadores de serviço. Esses envios precisam ser efetuados mensalmente, até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento, contendo:
• Arquivo com a remuneração detalhada (comissões, gratificações, etc);
• Informação sobre Nota Fiscal e recibos de serviços prestados (pessoa jurídica ou cooperativa).
Confira o cronograma de implantação para micro e pequenas empresas
Fase 1: (julho/18) – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2 : setembro/18) – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: (novembro/18) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: (janeiro/19) – Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Fase 5: (janeiro/19) Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Atenção!
1. Procure manter seu sistema sempre atualizado. Dessa forma, é possível garantir o preenchimento completo das informações e a geração correta dos dados a serem enviados nos eventos do eSocial.
2. O acesso ao eSocial poderá ocorrer via Certificado Digital – uma assinatura com validade jurídica que funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.
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