O eSocial e seus impactos para a micro e pequenas empresas

De que forma as micro e pequenas empresas devem se programar para aderir ao eSocial? Quais as informações necessárias e quais são os prazos? Leia este artigo e tire essas e outras dúvidas.

Com a implantação do eSocial, uma espécie de raio-x dos trabalhadores, as micro e pequenas empresas precisarão entregar muitas informações dentro dos prazos exigidos.

A atenção ao cumprimento desses prazos deve ser redobrada, pois agora a fiscalização também será on-line.

Os estabelecimentos que não cumprirem os prazos terão que pagar multas que variam entre R$ 100 e R$ 1,500 (ou até 0.2% do faturamento do mês anterior!).

Além disso, existe uma ordem específica para esse envio de informação. Veja!

• Eventos trabalhistas;

• Folha de pagamento;

• Outras informações tributárias.

Todas essas informações partem do princípio de que a identificação do trabalhador foi feita. Então será preciso cadastrar cada trabalhador (com ou sem vínculo empregatício) com CPF e/ou NIS.

Leia também: eSocial – entenda o que é e para que serve

Sobre o envio de informação

Todo envio de informação será feito de forma eletrônica com uma assinatura digital. A informação é armazenada dentro do ambiente nacional do eSocial, e após verificada, gera um protocolo de recebimento.

Ordem do envio de arquivos

1. Carga inicial

O primeiro passo é colocar toda a informação dos trabalhadores da sua empresa no sistema. Se esses registros não estiverem carregados corretamente, o envio de outras informações podem gerar problemas. Essa carga precisa conter:

• Informações do empregador;

• Arquivos de tabelas com cargos, funções e horários;

• Cadastro de vínculos empregatícios.

2. Eventos trabalhistas

Após a carga inicial completa, você está apto para entrar os eventos do dia a dia. Os eventos trabalhistas obrigatórios são:

• Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;

• Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);

• Alterações cadastrais ou contratuais;

• Acidentes de trabalho;

• Atestados de Saúde;

• Aviso de férias;

• Afastamento temporário (saída e retorno);

• Condição diferenciada de trabalho;

• Estabilidade (CIPA, gestantes, etc);

• Aviso prévio (e cancelamento);

• Troca de atividade desempenhada;

• Desligamento;

• Reintegração.

3. Folha de pagamento

As empresas devem enviar informações sobre tudo que foi pago aos trabalhadores ou prestadores de serviço. Esses envios precisam ser efetuados mensalmente, até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento, contendo:

• Arquivo com a remuneração detalhada (comissões, gratificações, etc);

• Informação sobre Nota Fiscal e recibos de serviços prestados (pessoa jurídica ou cooperativa).

Confira o cronograma de implantação para micro e pequenas empresas

Fase 1: (julho/18) – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 2 : setembro/18) – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: (novembro/18) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Fase 4: (janeiro/19) – Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Fase 5: (janeiro/19) Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Atenção!

1. Procure manter seu sistema sempre atualizado. Dessa forma, é possível garantir o preenchimento completo das informações e a geração correta dos dados a serem enviados nos eventos do eSocial.

2. O acesso ao eSocial poderá ocorrer via Certificado Digital – uma assinatura com validade jurídica que funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

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